Если сделать обычную бумажную ксерокопию документа, то она полностью соответствует подлинному.
Но поскольку она не наделена юридической силой, то копию необходимо заверить в соответствии с установленными правилами делопроизводства. При заверении на копии ставится отдельная запись о том, что она верна и дублирует оригинал.Текст копии должен быть внятным, не допускается никаких исправлений, оттиск штампа необходимо заверить печатью и подписью. Иначе существует риск, что оформленные таким образом документы могут не принять, а за ошибки в заверении трудовая инспекция может оштрафовать.
В компании в связи с последними изменениями следует в первую очередь руководителю издать приказ об изменениях в кадровом документообороте и прописать их в локальных актах и инструкциях по оформлению кадровых документов (распространяется также на электронные документы) в программе 1С:Зарплата и управление персоналом.
Теперь существует два варианта заверения документов, разница существует в том, для кого необходима копия — для внутренних пользователей или внешних организаций. В первом случае достаточно записи «верно», должна быть прописана должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой и непосредственно дата заверения документа.
Во втором необходимо дополнительно указывать место хранения подлинника (особенно если поступил запрос в государственные,муниципальные органы).
Напомним, что подлинник трудовой книжки на руки сотруднику компании отдел кадров выдает в день его увольнения или для оформления и перерасчета пенсии в Пенсионном фонде, во всех остальных случаях достаточно выдавать сотрудникам заверенные копии или выписки из кадровых документов.
Приглашаем на курсы 1С для кадровых специалистов, где вы сможете познакомиться с новыми возможностями ред. 3.1 и прокачать свои профессиональные навыки. Смотрите актуальное расписание на нашем сайте
Источник: http://www.aprsoft.ru/